Je bent als werkgever wettelijk verplicht de vervoersonkosten van je werknemers gedeeltelijk te vergoeden. Maar net zoals verplaatsingen met tram en bus, zijn ook de vergoedingen voor woon-werkverplaatsingen die werknemers doen met de trein, aftrekbaar.

De minimale verplichte tussenkomst voor de werkgever schommelt rond de 75% van de totale kost van het vervoersbewijs. De exacte bedragen verschijnen jaarlijks in het Staatsblad en zijn ook raadpleegbaar op de website van de NMBS.
 
Ook beroepsreizen met de trein kan je aftrekken van de belastingen. Aangezien de NMBS geen facturen uitreikt, moet je administratie wel bewijzen voorleggen in de vorm van vervoersbewijzen of terugbetalingstaten.
 
Er zijn twee mogelijkheden om de treinverplaatsingen van je werknemers te vergoeden:

1. Zonder derdebetalerregeling moet je werknemer het volledige bedrag voor zijn vervoersbewijs betalen aan het loket. Achteraf betaal je als werkgever de zogenaamde “patronale bijdrage” terug aan je werknemer. 
   
2. Via het derdebetalersysteem. Je gaat dan als werkgever een contract aan met de NMBS, die je rechtstreeks de kosten factureert die voor jouw rekening zijn. Als werkgever heb je dan minder administratieve kosten dan bij het terugbetalen van een “patronale bijdrage”. Zo zal de NMBS automatisch de aanpassingen aan de wettelijke werkgeversbijdrage doorvoeren. Instappen in het derdebetalersysteem is eenvoudig, heeft allerlei extra voordelen en kan ook online gebeuren.
   
   
   

Railease 

 

Railease combineert de voordelen van het openbaar vervoer en de bedrijfswagen, eventueel binnen een leasingcontract. Door deze formule kiest een werknemer op elk moment het meest geschikte vervoermiddel.

Concreet bestaat Railease uit een treinpas op naam gekoppeld aan meerdere dagtickets. Elk ticket is geldig op een in te vullen datum op het ganse Belgische spoorwegnet. De dagtickets zijn niet persoonsgebonden maar bedrijfsgebonden.

Voordeel voor de werkgever:

De kilometerprijs van de trein ligt lager dan die van een gemiddelde firmawagen. Daardoor vormen de treinritten in de meeste gevallen geen extra kost voor de onderneming. Het bedrijf bespaart op het gemiddeld aantal gereden kilometers met het leasingvoertuig, waardoor een vermindering van de kostprijs van het leasingcontract kan bekomen worden.